文档协同办公 3.0 时代：AI 与第三方插件助力企业高效管理
01何为文档协同办公3.0时代
2020年疫情发生后，远程办公需求直线下降，行业流量角逐战激化。以腾讯文档、金山文档为代表的在线协同文档行业实现迅速发展，其中腾讯文档月活跃用户更达2亿+，在联通办公应用领域具有较大影响力。
而随着工作模式恢复，企业对协同办公的需求从满足协作过程中的沟通管理需求向沉淀并调用内容、提升企业管理与职工工作效率升级。在此过程中，职工愈发关注办公体验、创造性与方便性，管理者更重视产品能为时间成本、沟通成本带来的加法疗效。终端市场需求的变化，促进以文档协同办公软件产品为代表的协同办公应用不断升级，尤其是第三方插件的开放解除了ChatGPT的联网限制后，AI与文档协同办公软件产品的融合成为时下联通办公领域最为关注的话题。
智能文档便是在这样背景下，诞生的一款面向未来的新一代文档类型，作为一种生产力工具的新形态、提效赋能的新方法，智能文档本身是腾讯文档的全新文档品类，更是文档协同办公3.0时代的产物。
·文档1.0周期：Microsoftoffice定义的OOXML格式，用户在本地对文档进行编辑。
·文档2.0周期：本地文档的延展，用户可以在线对文档进行编辑和协作。
·文档3.0周期：以智能文档为代表的新一代文档协同办公产品对“文”“表”“图”进行了全新定义。
02
智能文档到底有何不同
智能文档是腾讯文档的全新文档品类，用户可以在页面上乐高式拖放块，制做高融合、无品类差别的应用文档。
对于智能文档同传统文档的区别，前者可以看作格式丰富、排版工整的“一本辞典”，用户假如想把辞典迁往线上，但是做到100%还原，这就只能通过office来做；而智能文档比喻为“一盒乐高”，块（block）是信息最小单元，所有编辑/应用能力都是一个block，可以依照场景须要去拼装成所须要的形态，不指出编辑能力，愈发注重block的使用和形态拓展。
而按照腾讯文档官方公众号文章介绍，智能文档拥有多页面结构、组件化内容、数据可视化、乐高式布局等4大产品特点，对于阔别很久的在线文档应用领域而言，智能文档一经推出就遭到联通办公人群高度关注，而有幸于第一批领到公测约请码后，笔者对其进行了一番深入体验。
03
怎么像搭乐高一样编辑文档
“乐高式搭建，灵活布局”是智能文档主要特色之一，对于习惯公式化布局的文档协同办公用户而言，智能文档在功能蓝筹股上的设计的确有好多独特之处。
启动腾讯文档后，在首界面点击“新建”即可在下拉菜单中听到“智能文档”选项，不过该选项目后排在在线文档、在线表格、在线幻kt板等传统文件格式然后。
步入智能文档编辑界面后，这儿会提示用户新建或直接选择模板快速添加内容，智能文档官方目前给出待办清单、需求文档、公司知识库、活动企划、会议纪要等多个预设好的模板便捷用户导出，用户点选相应的模板即可步入具体的编辑界面。
在具体内容编辑界面中，默认两侧为“页面管理”边栏，预设模板对整个内容流程节点进行了预设，而右边则为内容区域。用户须要在全屏模式下编辑内容时，“页面管理”边栏可以收叠上去。
http://www.qianxianly.com/data/attachment/forum/20240818/1723947120237_0.png
在内容编辑界面，包括头图在内的所有内容均能自定义更改，而这种就是智能文档定义的块（block）。智能文档中的所有内容都是块化的，用户可以依照自己的须要添加块、操作块、排版块，就像拼乐高一样完成自己的内容建立。
具体而言，正文、页面、分级标题、项目列表、编号列表等等均属于智能文本基础块，而思维导图、流程图等则属于进阶图表，表格、看板等则被界定到了智能表块。同时，腾讯文档、腾讯视频、Figma、QQ音乐、哔哩哔哩、印象笔记等则可以作为嵌入页面块存在。
将内容元素切分成块后，智能文档在内容塑造方面给以用户极大自由，用户可以通过添加块新建页脚块，或拖放块产生无限页脚甚至可以在左边页面管理界面插入一个完整的空白页，并选择一个新的模板。
不过这儿有些好奇的是目前智能文档提供九个预置模板，不确定未来会否升级添加新的模板，同时，对于一些动手能力较强的专业用户，能够开放自定义功能，进而构建属于自己的模板也颇让人期盼。
04
怎样帮助新媒体编辑完成工作
块的出现，让智能文档用户在内容编辑上拥有了极大的自由度，而丰富的插件，更让普通人都能轻松、高效地塑造出精彩的文档。
以文本内容编辑为例，用户可以单击任意内容即可进行编辑，而双击键盘左键即可弹出快捷文本编辑栏，可对字体粗细、下划线、字体颜色等项目进行操作，还可以直接杀入超链接，覆盖用户日常文本编辑所需。而点击内容块左上角“+”号，则可以在当前内容块下方添加块，后面的菜单按键除了可以对块文字内容进行整体转换操作，还可以对块进行颜色设置，以突出内容重点。
不仅块概念外，腾讯文档经过多年底蕴，其本身整合了智能表格、思维导图等多种元素，让内容组件化成为智能文档特色之一。在智能文档中，用户可以很轻松地插入智能表格，前者本身在智能文档中也是作为一种块类型存在，用户可以参照通常块新建的流程新建智能表块。
一方面，用户可以在智能表格界面，点击“+”号激起块类型列表，选择智能表类型下所需的视图添加。另一方面，联通办公达人们也可以通过输入/唤醒块类型列表，或使用对应的斜杠命令句型直接添加块——
·智能表格通用：/znbg,/zhinengbiaoge,/智能表格
·表格视图：/bgst,/biaogeshitu,/表格视图,/grid
·看板视图：/kbst,/kanbanshitu,/看板视图,/kanban
·甘特视图：/gtst,/ganteshitu,/甘特视图,/gantt
·画册视图：/hcst,/huaceshitu,/彩页视图,/gallery
·日历视图：/rlst,/rilishitu,/月历视图,/calendar
这儿须要注意的是智能表格块目前在联通端只能新建默认模板，用户更多时侯还是须要再PC端就能使用更多智能表格功能。而对于早已在腾讯文档智能表里有数据，想要迁移至智能文档的用户，可以通过复制粘贴记录实现数据迁移，但通过复制粘贴记录实现数据迁移，仅能对页面可见和通用的数据进行迁移，目前会遭到一些限制：
http://www.qianxianly.com/data/attachment/forum/20240818/1723947120237_1.png
1.原有记录里早已设置的分组、筛选和排序未能保留
2.引用列未能保留
3.创建人信息未能保留
除智能表格外，思维导图也是智能文档中使用频度特别高的块。腾讯文档思维导图本身提供基础图、树状图、组织结布光等多种图形结构，可插入图片、链接、备注等丰富内容，才能进一步提高用户文档表现疗效。
在智能文档内容界面点击+号即可激起块类型列表，选择进阶图表类型下的思维导图。点击思维导图块右下角的放大按键，即可步入思维导图的编辑界面，点击右上角的收缩按键，即可保存并退出当前思维导图的编辑界面（如图7）。
相对专业独立思维导图软件，腾讯文档提供的思维导图在模板设计上还有一定提高空间，不过足以满足大部份主流办公用户所需。这儿要提醒你们的是思维导图块目前未能在联通端被新建和编辑，并且用户可以正常查看已添加的思维导图。
而作为一款文档协同办公软件产品，智能文档同样在协作和交互上有所改进，这儿主要彰显在评论和分享两个功能上。智能文档支持用户对文档内容进行评论，用户可以对文档内的各类块进行评论，其中对于文字部份，还可以划词选中内容评论。
分享功能的话，智能文档目前的权限控制都是对整个文档范围生效的。举个反例，以当前页面进行分享意味着被分享用户打开链接，将会被定位到当前页面，但未能控制用户查看其他页面。
05
写在最后：值得期盼的智能文档
智能文档的出现给与笔者不小惊喜，尤其是块概念的引入，让用户在文档编辑过程中获得极大自由度，而腾讯文档已有丰富插件也可以无缝接入，极大丰富了智能文档内容元素，挺好地提高文、表、图之间的数据流动，进而构建无品类差别的“容器”。
Tips:留言有奖
智能文档正处于公测约请阶段，留言“智能文档”，将有机会获得智能文档公测约请码及腾讯视频会员（为期1个月）福利！
编辑｜张毅
初审｜吴新
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